Dokumenten Management

Effizienz für Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse!

ARCHIV

Sicherheit und Zugriffsschutz

Personal- und Vertragsdokumente enthalten hochsensible Daten, deren Schutz besonders wichtig ist, und deren Zugriff genau gesteuert und protokolliert werden sollte. Dies erfordert neben der korrekten Anwendung vor allem eine rechtegesteuerte Verwaltung. Die digitale Akte schafft für das Unternehmen Transparenz über seine Dokumente und damit verbundene Informationen.

Aufgaben stellen sicher, dass kein Termin versäumt wird. Filter- und Reportfunktionalitäten ermöglichen einen schnellen Überblick. Weitere Dokumente die einem besonderen Zugriffsschutz unterliegen können individuell angelegt werden.

Beispiele:

  • Personaldokumente
  • Berichte / Protokolle
  • Verträge
  • Jahresabschlüsse
  • Konstruktionspläne

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • Archivierung unterschiedlichster Dokumente und Belege
  • Preiswertes leistungsfähiges Dokumentenmanagement und Archivsystem
  • Es stehen je nach Anforderung und Unternehmensgröße 5 Editionen zur Verfügung
  • Regelbasierte automat. Archivierung von Dokumenten und E-Mails
  • Leistungsstarke Zugriffs-/Berechtigungsverwaltung
  • Der User benötigt lediglich einen Browser

CAPTURE

Eingangsbelege optimal erkennen

Wiederkehrende strukturierte Belege von Lieferanten, Behörden oder Dienstleistern lassen sich automatisch erkennen und ablegen. [accantum] Capture – Um die permanent anfallenden Belege, wie Lieferscheine oder Rechnungen, schnell und automatisiert zu verarbeiten, bietet [accantum] mit dem
Capture ein Modul, das diese Belege erkennt und relevante Informationen ausliest.

Die aufwändige manuelle Erfassung entfällt. Belegdaten wie Nummer, Datum oder Betrag werden automatisch „befüllt“ und stehen für die Weiterverarbeitung und Recherche zur Verfügung.

Beispiele:

  • Belegdatum
  • Kundennummer
  • Rechnungsbetrag
  • UID Nummer
  • Absender

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • Intelligentes Auslesen von Belegen über Volltextzeichenerkennung (OCR)
  • Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
  • Automatische Zuordnung gescannter Dokumente in die entsprechenden Geschäftsvorfälle
  • Hohe Anwenderakzeptanz durch automatisierte Verschlagwortung und Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenkategorien
  • Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware
  • Möglichkeit der automatischen Dokumenten-Klassifizierung

E-MAIL MANAGEMENT

Effiziente E-Mail Verarbeitung

E-Mails beinhalten geschäftsrelevante Informationen. E-Mail Management ist das Zusammenspiel dieser Informationen mit den Geschäftsprozessen. Der Versand elektronischer Rechnungen nimmt stetig zu.  E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen. Ziel ist die automatisierte Verarbeitung der Rechnung und die rechtskonforme Archivierung.

Der Exchange Connector bietet über konfigurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Geschäftsabläufe einbeziehen.

Beispiele:

  • E-Mail analysieren
  • E-Mail / Anhänge verarbeiten
  • Workflow starten
  • Ablage Anhänge
  • E-Mail Archivierung

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails sowie Anhängen in verschiedenen Ordnern, sondern ein zentrales Archiv
  • Einfache und schnelle Suche nach beliebigen E-Mails sowie Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche
  • Keine fehleranfällige und schwer kontrollierbare Auslagerung von PST-Dateien notwendig
  • E-Mail-Verwaltung in übersichtliche digitale Akten

WORKFLOW

Effektive Prozesssteuerung

Rechnungen können automatisiert erfasst, über einen digitalen standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern / Abteilungen weitergeleitet und entsprechend freigeben werden. Die digitale Freigabe wird über Aufgaben gesteuert.

Aufgaben können nachgehalten und Beteiligte aktiv benachrichtigt werden. Aufwände für die Rechnungserfassung sowie Durchlaufzeiten werden reduziert.

Beispiele:

  • Rechnungsprüfung
  • Abteilung / Kostenstelle
  • Freigabe
  • Kontierung / Verbuchung
  • Ablage / Archivierung

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • [accantum] verfügt im Standard über ein Workflow-Modul zur effektiven Steuerung Ihrer Prozesse.
  • Die Workflows sind frei konfigurierbar und können so individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

DIRECTLINK

Einfach nur Finden!

Mit DirectLink steht die Suche im Vordergrund. Das Suchwort, die Zahl oder die Tabellenzeile mit der Maus markieren und anschließend eine von Ihnen festgelegte Tastenkombination betätigen – DirectLink sucht im Hintergrund die Treffer. Sobald Treffer gefunden wurden, öffnet sich automatisch der Browser mit der aus Accantum bekannten Trefferliste – fertig!

Bei DirectLink handelt es sich um einen Dienst, der die Tastenkombinationen überwacht und bei entsprechendem Tastendruck die Suche ausführt. Dies macht den Einsatz dieses Tools so universell. DirectLink dient der direkten Suche von Dokumenten aus Windows Anwendungen im [accantum]-Archiv. Hierzu wird ein Suchprofil im DirectLink angelegt, das sowohl Text- als auch Tabellenorientiert die Suche ausführt.

Beispiele:

  • Suchprofile
  • Freitextsuche
  • Tabellensuche

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • Sie möchten den Beleg zu einem Auftrag sehen?
  • Sie möchten der Reklamation per Email zu einer Rechnung nachgehen?
  • Sie benötigen ein Schreiben aus der Personalakte?

FILEARCHIVER

Was soll archiviert werden?

Mit der [accantum]-Filearchivierung lassen sich beliebig viele Dokumente und Ordnerinhalte archivieren. Dabei können auch die Ordnerstrukturen übernommen werden. Für die Dokumente werden vorher der Ziel-Ablageort, die Attribute und Kategorien vergeben. Bei den Attributen und dem Ablageort besteht die Möglichkeit, einen Platzhalter anzugeben, der entsprechend beim Archivieren ersetzt wird.

In den Konfigurationen werden alle Einstellungen des Archiver gespeichert. Der Archiver verwendet dabei eine sogenannte Standardkonfiguration, die bei jedem Start geladen wird. Diese kann vom Anwender jederzeit mit eigenen Werten gespeichert werden.

Beispiele:

  • Erstimport
  • Massenimport

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • Archivierung von ganzen Verzeichnisbäumen mit Übernahme der Ablagestruktur
  • Speichern der unveränderten Original-Dateien (auch Emails im .eml oder .msg Format)
  • Regelbasierte Archivierung
  • Konfigurierbar als Windows-Task zur zeitgesteuerten Archivierung festgelegter Ordner

EXPORTMANAGER

Selbsttragendes Archiv

Die Fertigstellung eines Projektes oder Geschäftsvorgangs hat oft die Übergabe von Dokumenten zur Folge. Die Export-Funktion lagert auf einfache Weise gewünschte Dokumentenbestände aus, um diese Dritten zur Verfügung zu stellen. Um dem Empfänger das einfache Suchen und Recherchieren in den Dokumentenbeständen zu ermöglichen, wird der [accantum]-Viewer (Anzeigeprogramm) und die Suchmaschine mitgeliefert.

Die Struktur (Hierarchiebaum) entspricht dem des zentralen Archives. Die Suche nach den auf dem Datenträger befindlichen Dokumenten ist genauso einfach, als wären Sie auf dem zentralen Archivsystem.

Beispiele:

  • Hausverwaltung
  • Steuerberater

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • Flexibilität: Dokumentenbestände samt Arbeitsumgebung stehen auf externe Datenträger zur Verfügung
  • Dokumentenbestände können Dritten ohne eigene [accantum] Installation zur Verfügung gestellt werden
  • Unabhängigkeit von uns als Hersteller und weitestgehend von zukünftigen Entwicklungen in der IT
  • Erfüllung der GDPdU / Z3 Anforderung

ARCHIVE-CUBE

Dokumentenmanagement noch einfacher

Der Archive Cube ist die bewährte [accantum]-Dokumenten- und Archivlösung als kompaktes, vorkonfiguriertes Stand-Alone System. Der Archive Cube ist mit leistungsstarker Hardware ausgestattet und im ansprechenden Design.

Für die Inbetriebnahme ist keine zusätzliche Hard- oder Software nötig. Durch die vollständig vorinstallierte Software ist es möglich, das komplette DMS/Archivsystem ohne spezielle IT Kenntnisse zu konfigurieren.

 

Vorteile:

  • Vorinstalliert inklusiv aller Lizenzen
  • ein Ansprechpartner für HW / SW

Die ideale Lösung für kleine mittelständische Unternehmen, die unter anderem:

  • eine integrierte und kompakte Archivlösung suchen.
  • unabhängig von bestehenden IT Strukturen ein DMS-System betreiben wollen, dieses aber auch integrieren können.
  • eine einfache und gesetzeskonforme Archivierung Wert legen.

19″ Appliance

Dokumentenmanagement noch einfacher

Der Archive Cube ist die bewährte [accantum]-Dokumenten- und Archivlösung als kompaktes, vorkonfiguriertes Stand-Alone System. Der Archive Cube ist mit leistungsstarker Hardware ausgestattet und im ansprechenden Design.

Für die Inbetriebnahme ist keine zusätzliche Hard- oder Software nötig. Durch die vollständig vorinstallierte Software ist es möglich, das komplette DMS/Archivsystem ohne spezielle IT Kenntnisse zu konfigurieren.

 

Vorteile:

  • Vorinstalliert inklusiv aller Lizenzen
  • ein Ansprechpartner für HW / SW

Die ideale Lösung für kleine mittelständische Unternehmen, die unter anderem:

  • eine integrierte und kompakte Archivlösung suchen.
  • unabhängig von bestehenden IT Strukturen ein DMS-System betreiben wollen, dieses aber auch integrieren können.
  • eine einfache und gesetzeskonforme Archivierung Wert legen.