Consulting & Planung

Die richtige Strategie zur Einführung und zum Betrieb des DMS

Consulting & Planung

Die richtige Strategie zur Einführung und zum Betrieb des DMS

 

Analyse – Der erste Schritt bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen ist eine differenzierte Bestandsaufnahme und Analyse der vorhandenen Dokumenten- und Informationsprozesse. Ihre individuellen Anforderungen können im Rahmen eines Workshops von unseren erfahrenen Beratern ermittelt werden.
Einführung – Unsere Berater übernehmen die komplette Einführung von der Planung, Installation, Konfiguration, Schulung und Betreuung des Systems. In zahlreichen Projekten haben wir gute Erfahrung damit gesammelt, dass die Kunden mit ihren Mitarbeitern gemeinsam mit uns die Projekte umgesetzt haben. Die gemeinsame Vorgehensweise sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern, weil sie die firmeninternen Prozesse am besten kennen und bei der Einführung aktiv beteiligt sind.
Unser Team arbeitet eng mit Ihrem Projektverantwortlichen zusammen, um zu gewährleisten, dass Sie genau das System erhalten, das Sie wünschen. Ziel ist die Optimierung von Dokumentenprozessen: die gesamte Bearbeitung von Dokumenten, von der Erfassung über die einzelnen Bearbeitungsstufen bis zur endgültigen Archivablage soll in Ihrem Sinne möglichst einfach gestaltet und automatisiert werden, um den optimalen Informationszugriff zu gewährleisten und die Benutzer bei der Arbeit mit Dokumenten bestmöglich zu unterstützen.
Wir empfehlen die Einführung in mehreren Schritten, um Erfahrungen zu sammeln, Fehler zu vermeiden und bestehende Dokumentenprozesse anhand der digitalen Möglichkeiten sukzessive im weiter zu verbessern.
Testphase und weitere Möglichkeiten – nach erfolgter Implementierung und Schulung der Mitarbeiter folgt die Testphase, um eventuelle Schwierigkeiten in der praktischen Anwendung aufzudecken und zu beseitigen. Nachdem die Anwender ihre ersten Erfahrungen, wie das Bearbeiten, Verschlagworten oder Suchen von Dokumenten gesammelt haben, können weitere Projektabschnitte folgen. Oftmals werden dann Workflows für die Rechnungsfreigabe oder Vertragsprüfung eingeführt.
Support – Sollte es im laufenden Betrieb einmal ein Problem geben, hat sich gezeigt, das der „erste Ansprechpartner“ für die Anwender im Idealfall ein Mitarbeiter des Kunden selbst ist. Selbstverständlich steht für auftretende Fragen und Konfigurationswünsche auch unser Softwaresupport zur Verfügung.